Compliance

Unser Geschäftsverhalten ist geprägt von Verantwortungsbewusstsein und ethischen Grundsätzen. Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und behördlicher Regelungen ist zentraler Bestandteil unseres Handelns. Nur so können wir den Unternehmenswert nachhaltig steigern und unsere Reputation schützen.

Compliance-Kultur und -Ziele

Covestro hat für alle Mitarbeiter verbindlich geltende grundlegende Prinzipien und Regeln für deren Handeln in einem Verhaltenskodex, der „Corporate Compliance Policy“, konzernweit festgelegt. Unser Verhaltenskodex umfasst Verpflichtungen zur Einhaltung des maßgeblichen Wettbewerbsrechts, zur Integrität im Geschäftsverkehr, zum Prinzip der Nachhaltigkeit und Produktverantwortung, zum Datenschutz, zur Einhaltung des Außenhandels- und Insiderrechts, zur Trennung von beruflichen und privaten Interessen, zur ordnungsgemäßen Aktenführung und transparenten Finanzberichterstattung sowie zu fairen, respektvollen und diskriminierungsfreien Arbeitsbedingungen. Diese gelten innerhalb des Unternehmens, gegenüber externen Partnern und der Öffentlichkeit. Sie bilden den Rahmen für Entscheidungen des Unternehmens und seiner Mitarbeiter. Die Corporate Compliance Policy ist sowohl im Intranet als auch im Internet veröffentlicht. Bei Einstellung erhalten neue Mitarbeiter ein umfangreiches Informationspaket, darunter auch die Corporate Compliance Policy.

Covestro ist sich bewusst, dass ein integres Verhalten im Unternehmen in hohem Maße von einem vorbildlichen Verhalten des Managements abhängt. Der Covestro-Vorstand hat in der Corporate Compliance Policy gegenüber allen Mitarbeitern unmissverständlich klargestellt, dass Covestro über die gesetzlichen Vorschriften hinaus auch auf Geschäfte verzichtet, die gegen unsere Regeln verstoßen, und dass kein Vorgesetzter anderslautende Weisungen erteilen darf. Entsprechend wird die Compliance-Kultur durch das Management kontinuierlich gefördert, bspw. indem Compliance-Themen und deren Bedeutung für das Unternehmen regelmäßig gegenüber den Mitarbeitern kommuniziert werden. So geht z. B. der Vorstand bei Mitarbeiterveranstaltungen („Townhalls“) auf aktuelle Compliance-Fälle ein und betont die Wichtigkeit der Einhaltung gesetzlicher und interner Regelwerke.

Mithilfe unseres Compliance-Managementsystems wollen wir

• Compliance-treues Verhalten bestärken und fördern,
• Compliance-Verstöße verhindern bzw. minimieren,
• Risiken für mögliche Verstöße identifizieren,
• vorbeugende Maßnahmen einführen,
• für den Fall, dass Einzelpersonen entgegen klarer Vorgaben eigenmächtig Compliance-Verstöße begehen, diese aufdecken, abstellen und für die Zukunft verhindern und
• eine kontinuierliche Verbesserung unseres Compliance-Managementsystems erreichen.

Compliance-Organisation

Die Compliance-Aktivitäten von Covestro werden vom Chief Compliance Officer geleitet, der in dieser Funktion direkt an den Vorstand berichtet. Eine zentrale Compliance-Abteilung koordiniert die konzernweiten Aktivitäten. Oberstes Entscheidungsgremium des Konzerns für Compliance ist das Compliance-Komitee unter dem Vorsitz des Finanzvorstands. Das Compliance-Komitee hat u. a. folgende Aufgaben: Ausübung einer konzernweiten Compliance-Governance-Funktion, Initiierung und Verabschiedung von Regelungen zu Compliance-Themen und Verabschiedung des jährlichen Trainingsplans. Im Berichtsjahr trat das Compliance-Komitee insgesamt zu vier Sitzungen zusammen.

Für alle Länder, in denen Covestro-Mitarbeiter beschäftigt sind, wurde zudem ein lokaler Compliance Officer ernannt. Dieser steht den Mitarbeitern vor Ort als Ansprechpartner bei Fragen zum rechtlich und ethisch korrekten Verhalten in geschäftlichen Situationen zur Verfügung. In den Landesorganisationen gibt es darüber hinaus lokale Compliance-Komitees.

Kommunikation

Covestro führt systematisch Compliance-Schulungen durch. Nach Festlegung der Trainingsschwerpunkte werden die Zielgruppen für die jeweiligen Trainingsinhalte definiert und die betroffenen Mitarbeiter identifiziert.

Covestro ermutigt seine Mitarbeiter ausdrücklich, bei Zweifeln hinsichtlich des korrekten Verhaltens im geschäftlichen Umfeld diese offen anzusprechen und Hilfe oder Rat einzuholen. Alle Mitarbeiter werden darüber informiert, an wen sie sich bei Zweifelsfällen und Fragen wenden können. Dazu hat Covestro ein Whistleblowing-Instrument eingerichtet. So können Interne und Externe potenzielle Compliance-Verstöße über eine weltweit eingerichtete Hotline oder E-Mail-Adresse, die auch anonyme Meldungen erlaubt, anzeigen. Mitarbeiter können zudem etwaige Vorfälle ihrem Vorgesetzten, dem lokalen Compliance Officer der jeweiligen Gesellschaft sowie dem Global Compliance Office melden.

Eine interne Richtlinie legt Grundsätze für den Umgang mit Compliance-Vorfällen bei Covestro fest. So werden alle Verdachtsfälle in einer zentralen Datenbank erfasst. Bestätigte Fälle werden bewertet und, falls erforderlich, entsprechende organisatorische, disziplinarische oder rechtliche Maßnahmen ergriffen.

Compliance-Vorfälle werden regelmäßig an den Aufsichtsrat, den Vorstand und an die Managementteams der Segmente berichtet. Darüber hinaus wird eine aktuelle Übersicht der Compliance-Vorfälle nebst weiteren Ausführungen zu verschiedenen Aspekten und Entwicklungen in diesem Bereich in einem monatlichen „Compliance Telegramm“ im Intranet veröffentlicht und ist somit für alle Mitarbeiter einsehbar.

Alle Covestro-Gesellschaften erheben vierteljährlich die Risiken aus drohenden oder laufenden Gerichtsverfahren. Relevante Fälle werden dem Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats berichtet und die wesentlichen rechtlichen Risiken im Anhang des Konzernabschlusses veröffentlicht.

Menschenrechtliche Sorgfalt

Covestro bekennt sich zur Achtung der Menschenrechte auf Basis der Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte der Vereinten Nationen („UN Guiding Principles on Business and Human Rights“). Insbesondere bekennen wir uns zur Einhaltung der verschiedenen nationalen Aktionspläne und Gesetze zur menschenrechtlichen Sorgfaltspflicht. Wir erkennen an, dass Unternehmen in der Verantwortung stehen, Menschenrechte in ihrem Tätigkeitsbereich, in Tochtergesellschaften sowie in globalen Liefer- und Wertschöpfungsketten zu achten und Menschenrechtsverletzungen vorzubeugen.

Die Grundlagen unserer menschenrechtlichen Sorgfalt sind in verschiedenen „Corporate Commitments“, Unternehmensrichtlinien sowie unserem „Supplier Code of Conduct“ formuliert. In diesem Jahr haben wir unser „Corporate Commitment on Human Rights“ überarbeitet und auf unserer Website veröffentlicht. Darin sind wesentliche internationale Übereinkommen und Prinzipien als Grundlage unseres Handelns festgelegt. Wir erwarten, dass das Verhalten unserer Mitarbeiter und Geschäftspartner weltweit diesen Grundprinzipien entspricht.

Siehe Kapitel „Nachhaltigkeit im Lieferantenmanagement“

Ein wesentlicher Bestandteil unserer menschenrechtlichen Sorgfalt betrifft die Nulltoleranz gegenüber Kinderarbeit, Zwangsarbeit und Menschenhandel. Letzteres haben wir in diesem Jahr in unserem „Corporate Commitment against Slavery and Human Trafficking“ öffentlich zum Ausdruck gemacht.