Compliance

Verantwortungsbewusstsein und ethische Grundsätze prägen unser Geschäftsverhalten. Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und behördlicher Regelungen ist zentraler Bestandteil unseres Handelns, denn nur so können wir den Unternehmenswert nachhaltig steigern und unsere Reputation schützen.

Kultur und Ziele

In einem Verhaltenskodex, der Corporate Compliance Policy, hat Covestro konzernweit für alle Mitarbeiter verbindlich geltende grundlegende Prinzipien und Regeln für deren Handeln festgelegt. Unser Verhaltenskodex umfasst Verpflichtungen zur Einhaltung des maßgeblichen Wettbewerbsrechts, zur Integrität im Geschäftsverkehr, zum Prinzip der Nachhaltigkeit und Produktverantwortung, zum Datenschutz, zur Einhaltung des Außenhandels- und Insiderrechts, zur Trennung von beruflichen und privaten Interessen, zur ordnungsgemäßen Aktenführung und transparenten Finanzberichterstattung sowie zu fairen, respektvollen und diskriminierungsfreien Arbeitsbedingungen. Diese Verpflichtungen gelten innerhalb des Unternehmens sowie gegenüber externen Partnern und der Öffentlichkeit. Sie bilden den Rahmen für alle Entscheidungen des Unternehmens und seiner Mitarbeiter. Die Corporate Compliance Policy wird sowohl im Intranet als auch auf unserer Website veröffentlicht und ist außerdem Teil eines Informationspakets, das neue Mitarbeiter bei ihrer Einstellung erhalten.

Covestro ist sich bewusst, dass ein integres Verhalten im Unternehmen in hohem Maße von einem vorbildlichen Verhalten des Managements abhängt. Der Covestro-Vorstand hat in der Corporate Compliance Policy gegenüber allen Mitarbeitern unmissverständlich klargestellt, dass Covestro über die gesetzlichen Vorschriften hinaus auch auf Geschäfte verzichtet, die gegen unsere Regeln verstoßen, und dass kein Vorgesetzter anderslautende Weisungen erteilen darf. Entsprechend wird die Compliance-Kultur durch das Management kontinuierlich gefördert, etwa indem Compliance-Themen und deren Bedeutung für das Unternehmen regelmäßig gegenüber den Mitarbeitern kommuniziert werden. So geht z. B. der Vorstand bei Mitarbeiterveranstaltungen („Townhalls“) auf aktuelle Compliance-Fälle ein und betont die Wichtigkeit der Einhaltung gesetzlicher und interner Regelwerke.

Mithilfe unseres Compliance-Managementsystems wollen wir

• Compliance-treues Verhalten bestärken und fördern,
• Compliance-Verstöße verhindern bzw. minimieren,
• Risiken für mögliche Verstöße identifizieren,
• vorbeugende Maßnahmen einführen und
• in dem Fall, dass Einzelpersonen entgegen klarer Vorgaben eigenmächtig Compliance-Verstöße begehen, diese aufdecken, abstellen und für die Zukunft verhindern.

Um unsere Ziele zu erreichen haben wir u. a. ein internes Kontrollsystem zur Sicherstellung von Compliance implementiert. Die Erkenntnisse aus unserer jährlichen Wirksamkeitsbeurteilung nutzen wir für die kontinuierliche Verbesserung unseres Compliance-Managementsystems.

Organisation

Die Compliance-Aktivitäten von Covestro werden vom Chief Compliance Officer geleitet, der in dieser Funktion direkt an den Vorstand berichtet. Die Unternehmensfunktion Compliance koordiniert zentral die konzernweiten Aktivitäten. Oberstes Entscheidungsgremium des Konzerns ist in diesem Zusammenhang das Compliance-Komitee unter dem Vorsitz des Finanzvorstands. Das Komitee hat u. a. folgende Aufgaben: Ausübung einer konzernweiten Compliance-Governance-Funktion, Initiierung und Verabschiedung von Regelungen zu Compliance-Themen sowie Verabschiedung des jährlichen Compliance-Trainingsplans. Im Berichtsjahr trat das Compliance-Komitee insgesamt zu vier Sitzungen zusammen.

Für alle Länder, in denen Covestro-Mitarbeiter beschäftigt sind, wurde zudem ein lokaler Compliance Officer ernannt, der den Mitarbeitern vor Ort als Ansprechpartner bei Fragen zum rechtlich und ethisch korrekten Verhalten in geschäftlichen Situationen zur Verfügung steht. In den Landesorganisationen gibt es darüber hinaus lokale Compliance-Komitees.

Kommunikation

Covestro führt systematisch Compliance-Schulungen durch. Nach Festlegung der Trainingsschwerpunkte werden die Zielgruppen für die jeweiligen Trainingsinhalte definiert und die betroffenen Mitarbeiter identifiziert.

Bei Zweifeln hinsichtlich des korrekten Verhaltens im geschäftlichen Umfeld ermutigt Covestro seine Mitarbeiter ausdrücklich, diese offen anzusprechen und Hilfe oder Rat einzuholen. Alle Mitarbeiter werden darüber informiert, an wen sie sich bei Zweifelsfällen und Fragen wenden können. Dazu hat Covestro ein Whistleblowing-Instrument eingerichtet. So können Mitarbeiter und Externe potenzielle Compliance-Verstöße über eine weltweit eingerichtete Hotline oder E-Mail-Adresse, die auch anonyme Meldungen erlaubt, anzeigen. Mitarbeiter können etwaige Vorfälle zudem ihrem Vorgesetzten, dem lokalen Compliance Officer sowie dem Global Compliance Office melden.

Eine interne Richtlinie legt Grundsätze für den Umgang mit Compliance-Vorfällen bei Covestro fest. Die Erfassung aller Verdachtsfälle erfolgt in einer zentralen Datenbank. Bestätigte Fälle werden bewertet und entsprechende organisatorische, disziplinarische oder rechtliche Maßnahmen, falls erforderlich, ergriffen.

Compliance-Vorfälle werden regelmäßig an den Aufsichtsrat, den Vorstand und die Managementteams der Segmente berichtet. Darüber hinaus wird eine aktuelle Übersicht der Vorfälle einschließlich weiterer Ausführungen zu verschiedenen Aspekten und Entwicklungen in diesem Bereich in einem monatlichen „Compliance Telegram“ im Intranet veröffentlicht. Das sorgt für eine hohe Transparenz für alle Mitarbeiter.

Alle Gesellschaften erheben vierteljährlich die Risiken aus drohenden oder laufenden Gerichtsverfahren. Relevante Fälle werden dem Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats berichtet. Die wesentlichen rechtlichen Risiken werden im Anhang des Konzernabschlusses veröffentlicht.